Ratgeber
KI im Unternehmen einführen: vier Wochen mit einem Team
Ein Team, zwei wiederkehrende Aufgaben, vier Wochen. Danach wissen Sie, gemessen an Ihren eigenen Fällen, ob KI Ihrem Team bei diesen Aufgaben Zeit spart.
Viele KI-Einführungen beginnen mit Zugängen für alle und einer Schulung. Nach drei Monaten fragt die Geschäftsleitung, was es gebracht hat. Hat vorher niemand gezählt, gibt es darauf nur Eindrücke als Antwort.
Dieser Plan dreht die Reihenfolge um. Ein Team testet vier Wochen lang zwei Aufgaben, die es ohnehin jede Woche erledigt. Was als Erfolg gilt, steht vor dem Start fest. Der Plan passt für Teams von etwa drei bis fünfzehn Personen.
Kurz gesagt
- Messen Sie die Aufgaben vorher ohne KI, sonst haben Sie nichts zum Vergleichen.
- Zählen Sie die Prüfzeit mit. Ein schneller Entwurf mit langer Korrektur spart nichts.
- Schreiben Sie die Entscheidungsregel auf, bevor Sie die ersten Ergebnisse sehen.
Woche 0: Team und Aufgaben wählen
Gut geeignet ist ein Team mit vielen ähnlichen Texten und einer Person, die die Ergebnisse fachlich beurteilen kann. Wählen Sie zwei Aufgaben, die mindestens zehnmal im Monat vorkommen. Beispiele:
- Antworten auf Kundenanfragen entwerfen, wie in unserer Prompt-Vorlage für Kundenanfragen
- Offerten oder Kundenbriefe übersetzen, wie im Guide Dokumente mit KI übersetzen
- Fragen zu einem internen Reglement beantworten, wie unter KI mit eigenen Dokumenten nutzen
Messen Sie dann je Aufgabe zehn Fälle ohne KI: Wie lange dauert es bis zum versandfertigen Ergebnis, und wie oft muss jemand nachbessern? Die Evaluationsanleitung der britischen Regierung zu KI-Projekten empfiehlt, eine solche Ausgangslage vor dem Start zu erheben. Erst dann lässt sich eine Wirkung erkennen.
Woche 1: Regeln und Einführung
Bevor das Team loslegt, braucht es zwei Dinge: eine kurze KI-Richtlinie, die sagt, welche Daten ins Werkzeug dürfen, und eine Einführung von etwa einer Stunde. Arbeiten Sie dort an den echten Pilotaufgaben, nicht an allgemeinen Beispielen. Halten Sie fest, wer teilgenommen hat. In der EU verlangt die KI-Verordnung Maßnahmen zur KI-Kompetenz der Beschäftigten. Ein Zertifikat ist dafür laut EU-Kommission nicht nötig, eine interne Aufzeichnung der Schulungen genügt.
Woche 2 und 3: arbeiten und mitschreiben
Das Team nutzt die KI für alle Fälle der beiden Aufgaben. Pro Fall eine Zeile genügt:
| Datum | Aufgabe | Minuten bis versandfertig | Nachgebessert? | Fehler im Entwurf |
|---|---|---|---|---|
| 17.11. | Kundenanfrage | 6 | ja, Termin korrigiert | falsches Datum |
| 17.11. | Übersetzung | 9 | nein | keiner |
Die Zeilen sind ein Beispiel für die Form, keine Messwerte. Wichtig ist die Spalte „Fehler im Entwurf“. Sie zeigt, ob die Fehler harmlos sind (Komma, Ton) oder gefährlich (erfundene Zusage, falscher Preis). Treten gefährliche Fehler auf, ändern Sie sofort Prompt oder Unterlagen und vermerken die Änderung in der Tabelle.
Woche 4: entscheiden
Legen Sie die Regel schon in Woche 0 fest. Zum Beispiel:
- Weiter, wenn die Bearbeitungszeit inklusive Prüfung bei mindestens der Hälfte der Fälle unter der Vorher-Messung liegt und kein gefährlicher Fehler beim Kunden angekommen ist.
- Ändern, wenn die Zeit sinkt, aber gefährliche Fehler im Entwurf häufig sind. Dann verbessern Sie Anweisung oder Dokumente und testen zwei weitere Wochen.
- Stoppen, wenn die Prüfung so lange dauert, dass keine Zeit gespart wird.
Die Schwellen sind Vorschläge. Wählen Sie Werte, die zu Ihrem Betrieb passen. Wichtig ist nur, dass sie vorher feststehen.
Was Sie danach haben
Nach vier Wochen haben Sie einen Vergleich auf Basis Ihrer eigenen Fälle, eine erprobte Anweisung für zwei Aufgaben und eine Richtlinie, die schon einmal im Alltag geprüft wurde. Damit lässt sich das nächste Team einführen. Wer dabei Unterstützung möchte: onAI bietet Workshops zur Auswahl der Anwendungsfälle und Schulungen für Teams.
Notieren Sie heute die zwei Aufgaben, die in Ihrem Team am häufigsten vorkommen. Damit ist Woche 0 zur Hälfte erledigt.
