KI mit eigenen Dokumenten nutzen: ein Assistent für Ihr Reglement

Darf ich nach dem Kundentermin ein Taxi zum Bahnhof nehmen? Bis zu welchem Betrag zahlt die Firma das Hotel? Die Antworten stehen im Spesenreglement, gefragt wird trotzdem die Buchhaltung. Ein KI-Assistent, der das Reglement kennt, kann solche Fragen sofort beantworten. Er muss dafür aber die Fundstelle nennen und zugeben, wenn etwas nicht geregelt ist.

Dieser Guide zeigt die Einrichtung an einem erfundenen Spesenreglement. Der Ablauf passt genauso auf ein Mitarbeiterhandbuch, Garantiebedingungen oder interne Arbeitsanweisungen.

Kurz gesagt

• Nur die gültige Fassung hochladen. Alte Versionen erzeugen widersprüchliche Antworten.
• Den Assistenten anweisen, die entscheidende Stelle wörtlich zu zitieren.
• Vor der Freigabe mit echten Fragen testen, auch mit solchen, die das Dokument nicht beantwortet.

Schritt 1: die richtigen Dokumente auswählen

Laden Sie das Reglement in der aktuell gültigen Fassung hoch, dazu höchstens noch die FAQ oder das Formular, das direkt darauf verweist. Liegen die Fassungen 2024 und 2026 nebeneinander, findet der Assistent zwei Antworten auf dieselbe Frage. Schreiben Sie den Stand in den Dateinamen, etwa „Spesenreglement, gültig ab 01.01.2026“. Legen Sie außerdem fest, wer die Sammlung aktualisiert, wenn sich das Reglement ändert.

Schritt 2: die Anweisung

Die Anweisung legt fest, wie der Assistent mit den Dokumenten umgeht. Diese Fassung können Sie übernehmen:

Du beantwortest Fragen von Mitarbeitenden zu Spesen.
Verwende ausschließlich die hinterlegten Dokumente.

Für jede Antwort:
1. Antworte zuerst in einem Satz mit Ja, Nein oder "Kommt darauf an".
2. Zitiere danach die entscheidende Stelle wörtlich, mit Dokument
   und Ziffer.
3. Nenne Bedingungen, die im Zitat stehen, zum Beispiel Uhrzeit
   oder Betragsgrenze.

Steht die Antwort nicht in den Dokumenten, schreibe:
"Dazu steht im Spesenreglement nichts. Bitte fragen Sie
[Ansprechperson, E-Mail]."
Rate nicht und übertrage keine Regel auf einen ähnlichen Fall.

Das wörtliche Zitat ist der wichtigste Teil. Die Anthropic-Dokumentation empfiehlt bei langen Dokumenten, zuerst passende Zitate herauszuziehen und die Antwort darauf zu stützen. Zusätzlich soll das Modell sagen dürfen, dass es etwas nicht weiß. Für Sie hat das Zitat einen praktischen Nutzen: Sie sehen sofort, ob die Antwort zur Regel passt.

Schritt 3: mit echten Fragen testen

Sammeln Sie zehn Fragen, die in den letzten Monaten tatsächlich gestellt wurden. Nehmen Sie zwei dazu, die das Reglement nicht beantwortet, und eine, bei der zwei Regeln zusammenkommen. So könnte eine gute Antwort aussehen. Reglement und Antwort sind redaktionell erfunden:

Frage: Ich bin am Donnerstag bis 22 Uhr beim Kunden in Basel. Darf ich ein Taxi zum Bahnhof nehmen?

Antwort: Ja. Im Spesenreglement, Ziffer 4.2, steht: „Taxikosten werden erstattet, wenn die Fahrt nach 21 Uhr beginnt oder innerhalb von 30 Minuten kein öffentliches Verkehrsmittel fährt.“ Ihre Fahrt beginnt nach 21 Uhr. Die Quittung reichen Sie wie üblich mit der Spesenabrechnung ein.

Und für eine Frage ohne Regelung:

Frage: Kann ich mein E-Bike-Abo als Spesen abrechnen?

Antwort: Dazu steht im Spesenreglement nichts. Bitte fragen Sie die Buchhaltung.

Prüfen Sie bei jeder Testantwort drei Punkte:

• Steht das Zitat genau so im Dokument? Suchen Sie den Satz mit der Suchfunktion.
• Stimmt die Ziffer?
• Erfindet die Antwort eine Bedingung, etwa „nur mit Zustimmung der Vorgesetzten“, die nicht im Zitat steht?

Bei den zwei ungeregelten Fragen zählt nur, ob der Assistent den Hinweis auf die Ansprechperson gibt. Eine plausible, aber erfundene Antwort ist hier das schlechteste Ergebnis. Bestehen nicht alle Testfragen, schärfen Sie Anweisung oder Dokumente nach und testen erneut. Behalten Sie die Testfragen für spätere Änderungen.

In onAI

Das Reglement legen Sie in onAI als Wissensdatenbank an. Einen Agenten mit dieser Anweisung geben Sie für die Gruppen frei, die ihn nutzen sollen. Liegen Dokumente in Microsoft 365, kann onAI sie auch live mit den Berechtigungen der jeweiligen Person durchsuchen. Für einen ersten Assistenten empfehlen wir trotzdem eine kleine, gepflegte Sammlung. Sie lässt sich leichter testen.

Beginnen Sie mit dem Dokument, zu dem in Ihrem Betrieb die meisten Rückfragen kommen. Die zwölf Testfragen haben Sie wahrscheinlich schon im Postfach der zuständigen Person.