Ratgeber
KI-Richtlinie: Vorlage mit Beispielen für Ihr Team
Darf die Kundenmail in den Chat? Und die Bewerbung? Eine KI-Richtlinie hilft im Alltag nur, wenn sie solche Fragen beantwortet. Hier ist eine Vorlage mit Beispielfällen.
Viele KI-Richtlinien beginnen mit Grundsätzen wie „verantwortungsvoller Umgang“ und „Datenschutz beachten“. Im Alltag will aber niemand Grundsätze wissen. Gefragt wird: Darf ich diese Kundenmail in den Chat kopieren? Und die Bewerbung, die gerade reingekommen ist?
Diese Vorlage beantwortet solche Fragen direkt. Sie besteht aus einer Tabelle mit Beispielfällen und fünf Regeln. Passen Sie beides an Ihr Unternehmen an und lassen Sie die Fassung von Geschäftsleitung, IT und Datenschutz prüfen. Eine Vorlage ersetzt keine Rechtsberatung.
Kurz gesagt
- Regeln Sie Fälle, nicht Haltungen. Die Tabelle unten ist der wichtigste Teil.
- Legen Sie fest, welches Werkzeug mit welchem Zugang erlaubt ist.
- Nennen Sie eine Person für Rückfragen und einen Weg, Fehler zu melden.
Darf das ins KI-Werkzeug?
Die Einstufungen sind ein Beispiel für ein KMU, das einen geprüften Firmenzugang eingeführt hat. In Ihrem Betrieb können sie strenger oder lockerer ausfallen.
| Fall | Beispiel-Einstufung |
|---|---|
| Produkttext aus einem veröffentlichten Datenblatt umschreiben | Ja, im freigegebenen Werkzeug |
| Offerte oder Kundenbrief übersetzen | Ja, im freigegebenen Übersetzer |
| Antwort auf eine Kundenanfrage entwerfen | Ja, im Firmenzugang. Nur die Angaben, die für die Antwort nötig sind |
| Vertragsentwurf eines Kunden zusammenfassen | Nur nach Rücksprache mit [zuständige Stelle] |
| Bewerbungen sichten oder vergleichen | Nein, bis zu einer gesonderten Prüfung |
| Gesundheitsangaben, Lohndaten, Personalakten | Nein |
| Passwörter, Zugangsdaten, API-Schlüssel | Nie |
| Dienstliche Inhalte in einem privaten KI-Konto | Nie |
Bewerbungen stehen bewusst auf Nein. KI-Systeme für die Personalauswahl stuft die KI-Verordnung in Anhang III als Hochrisiko-Systeme ein. Dafür braucht es eine eigene Prüfung.
Die fünf Regeln
KI-Nutzungsregel [Unternehmen], Version [Nr.], gültig ab [Datum]
Werkzeug. Für dienstliche Aufgaben nutzen Sie [Werkzeug] mit Ihrem Firmenkonto. Andere KI-Werkzeuge oder KI-Funktionen in weiterer Software brauchen vorher die Freigabe von [zuständige Stelle].
Daten. Was Sie eingeben dürfen, steht in der Tabelle oben. Geben Sie nur ein, was für die Aufgabe nötig ist. Namen zu entfernen reicht nicht, wenn Kundennummer oder Freitext die Person trotzdem erkennbar machen. Im Zweifel fragen Sie, bevor Sie etwas eingeben.
Prüfen. Sie sind für jedes Ergebnis verantwortlich, das Sie weitergeben. Prüfen Sie Zahlen, Namen, Termine und Zusagen an der Quelle, bevor etwas das Haus verlässt.
Fragen und Fehler. Fragen gehen an [Name, Kontakt], in Vertretung an [Name]. Haben Sie versehentlich etwas eingegeben, das nicht hineingehört, melden Sie es sofort an [Meldeweg]. Nennen Sie Werkzeug, Zeitpunkt und Art der Daten, aber kopieren Sie die Daten nicht noch einmal in die Meldung.
Lernen und Anpassen. Neue Mitarbeitende erhalten vor dem ersten Zugang eine kurze Einführung. [Verantwortliche Person] prüft diese Regel bis [Datum] und bei jedem neuen Werkzeug.
Was das Recht verlangt
EU und Deutschland. Für personenbezogene Daten gilt die DSGVO, auch beim KI-Einsatz. Die KI-Verordnung verlangt in Artikel 4, dass Unternehmen Maßnahmen zur KI-Kompetenz ihrer Beschäftigten ergreifen. Seit der Änderung durch den Digital Omnibus im Sommer 2026 schreibt sie dafür kein bestimmtes Kompetenzniveau vor. Ein Zertifikat ist laut EU-Kommission nicht nötig. Eine interne Aufzeichnung der Schulungen genügt. Regel 5 und eine Teilnehmerliste der Einführung sind dafür ein einfacher Anfang.
Schweiz. Das Datenschutzgesetz gilt laut EDÖB direkt auch für KI-gestützte Bearbeitung von Personendaten. Die EU-KI-Verordnung kann Schweizer Unternehmen betreffen, etwa wenn sie KI-Ergebnisse in der EU verwenden. Lassen Sie das für Ihren Fall prüfen.
Zum Schluss
Gehen Sie die Tabelle in der nächsten Teamsitzung durch und fragen Sie, welcher Fall fehlt. Die Antworten zeigen Ihnen, welche Zeilen Ihre Richtlinie noch braucht. In onAI legen Admins fest, welche Modelle und Funktionen einzelne Gruppen nutzen dürfen. So passt das Werkzeug zur Regel 1.
